Welche digitale Signatur wird zur elektronischen Rechnungslegung benötigt?
Gemäß EG-Richtlinie 2001/115/EG und Verordnung des Bundesministers für Finanzen vom Dezember 2003 (BGBL. II Nr. 583/2003) sind elektronische Rechnungen dann vorsteuerabzugsfähig, wenn sie mit einer 'fortgeschrittenen' elektronischen Signatur versehen sind.
Fortgeschrittene digitale Signaturen müssen ausschließlich dem Signator zugeordnet sein und die Identifizierung des Signators ermöglichen. Weiters muss die Signatur mit Mitteln erstellt werden, die der Signator unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann und mit den unterschriebenen Daten so verknüpft sein, dass jede nachträgliche Veränderung der Daten festgestellt werden kann. (Positionspapier der Telekom-Control-Kommssion zu § 2 Z 3 lit. a bis d SigG zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur).
Die verwendeten kryptographischen Verfahren zur Erstellung einer "sicheren" und einer "fortgeschrittenen" Digitalen Signatur sind ident. Im Gegensatz zur sogenannten "qualifizierten" ("sicheren") Signatur und Zertifikat, ist jedoch bei der "fortgeschrittenen" elektronischen Signatur die Verwendung einer bestimmten Hardware-Lösung (Chipkarte, HighSecurityModule oder SIM-Karte) nicht zwingend erforderlich.
Es bleibt in der Verantwortung des Benutzers (Signators) wie er die sichere Verwahrung seines Signaturschlüssels vornimmt und welches betriebsinterne Sicherheitskonzept er realisiert.
Damit ist die Anwendung der "fortgeschrittenen" digitalen Signatur nicht an zusätzliche Hardware-Investitionen und -Installationen gebunden und eignet sich sowohl zur Massensignatur großer Rechnungsmengen, als auch zum Einsatz in Klein- und Mittelbetrieben (KMU's).
Ein weiterer Vorteil der "fortgeschrittenen" Signatur ist, dass im Zertifikat nicht zwingend der Name des Signators erforderlich ist, sondern auch eine Alias-Bezeichnung, wie "Buchhaltung" verwendet werden kann.
Elektronische Rechnungen können in vielen verschiedenen Datei-Formaten (pdf, xml, html-, aber auch im Word-doc-Format) automatisiert signiert werden. Das zur Verwendung einer fortgeschrittenen digitalen Signatur notwendige Zertifikat A-CERT ADVANCED kann äußerst preisgünstig Online bestellt werden. Das Zertifikat wird für eine berechtigte Person im Unternehmen ausgestellt und muss nur alle zwei oder fünf Jahre erneuert werden.
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