Elektronische Rechnung - es ist höchste Zeit!

2005/11/10 Elektronische Rechnung - es ist höchste Zeit!
Elektronische Rechnungen müssen digital signiert sein - Signatur nur mit Zertifikat gültig - Faxrechnung hat noch Umstellungsfrist bis Ende 2006 - unsignierte elektronische Rechnungen sollten keinesfalls akzeptiert werden

Elektronische Rechnungen müssen digital signiert sein

Mit Erlass BMF-010219/0183-IV/9/2005 vom 13. Juli 05 wird festgelegt, in welcher Form elektronische Rechnungen zu signieren sind und ein Zertifikat haben müssen. Gleichzeitig wird definiert, dass Fax-Rechnungen ebenfalls als elektronische Rechnungen anzusehen sind und zu signieren sind.

Grundlage des Erlasses sind die EG-Richtlinie 2001/115/EG und die Verordnung des Finanzministers vom 23.12.2003 (BGBl. II Nr. 583/2003).

Endgültiges Aus für Fax-Rechnung mit Ende 2007

Die Zustellung per Fax, eine für viele Unternehmen sehr beliebte Methode, ist in Zukunft nur mehr mit digitaler Signatur erlaubt. Da es fast keine Faxgeräte gibt, die digitale Signaturen übertragen, verwalten oder prüfen können, bedeutet diese Bestimmung das praktische Aus für die "Fax-Rechnung". Unternehmen die bisher auf Fax-Rechnungen setzen erhalten noch eine Umstellungsfrist bis Ende 2006, diese Zeit sollte für den Umstieg auf eMail-Zustellung und digitaler Signatur genutzt werden.

Nur mehr zwei Wege der Rechnungszustellung möglich

In Zukunft sind nur zwei Wege der Rechnungszustellung möglich. Einerseits die Zustellung einer gedruckten Rechnung auf dem Postweg, andererseits die Zustellung signierter Rechnungen auf dem elektronischen Weg (mittels eMail oder über Web-Interface).

Für EDI-Lösungen besteht nach wie vor eine Zwischenlösung. Einzelrechnungen können unsigniert elektronisch übermittelt werden. Die Endabrechnung muss jedoch wiederum per Post oder elektronisch signiert erfolgen.

Zertifikat mit fortgeschrittener Signatur erforderlich

Eine gültige elektronisch signierte Rechnung liegt nur dann vor, wenn sie mit einem Zertifikat ausgestattet ist. Die Liste der in Österreich zugelassenen Anbieter findet sich unter http://www.signatur.rtr.at/de/providers/services-20071231.html. Neben A-CERT sind das nur wenige Stellen.

Prüfpflicht des Rechnungsempfängers

Schon jetzt versenden mehrere tausend Unternehmen Rechnungen auf dem elektronischen Weg. Viele dieser Rechnungen sind noch unsigniert und berechtigen damit nicht zum Vorsteuerabzug.

Der Rechnungsempfänger hat sich vom Vorhandensein einer elektronischen Signatur zu überzeugen. Wie diese Prüfung stattfinden kann, muss der Rechnungsaussteller bekannt geben. Die Prüfung sollte ohne Zusatzkosten und auch ohne Zusatzeinrichtungen vom Rechnungsempfänger vorgenommen werden können.

Der Aussteller muss auch bekannt geben, von wem er das Zertifikat bezogen hat.

Elektronische Rechnungen, die nicht signiert sind, sollten jedenfalls zurückgewiesen werden. Entgegen landläufiger Meinungen besteht die Signierpflicht schon seit Anfang 2004. Jetzt knapp vor Jahresende ist die beste Gelegenheit Mängel in der Rechnungslegung zu beheben. Fordern Sie jetzt fehlende digitale Signaturen ein. Bei einer in zwei, drei Jahren stattfindenden Betriebsprüfung kann es zu spät sein.

Was der Rechnungsleger beachten muss

Wer elektronische Rechnungen ausstellt, ist zur fortgeschrittenen Signatur verpflichtet. Anderenfalls ist der Beleg keine Rechnung im Sinne des österreichischen Rechts. Weiters sollte eine Zustimmung des Empfängers für die elektronische Rechnungslegung eingeholt werden und dem Empfänger auch ausreichende Möglichkeiten zur Prüfung der elektronischen Signatur eingeräumt werden.

Gefährliche und unzulässige Praxistipps

Fallweise taucht die Idee auf, dass es ja genügen würde, elektronisch zugestellte Rechnungen auszudrucken, "ein paarmal zu falten, zu knittern und so zu tun, als ob sie per Post gekommen wären". Eine gefährliche und fragwürdige Strategie. Die Betriebsprüfer sind angehalten, derartigen Manipulationen gezielt nachzugehen und auch bei den Rechnungslegern zu prüfen, wie der Versand der Rechnungen erfolgte.

Hans G. Zeger: "Die Überwachung der Mehrwertsteuereinnahmen erhält bei der Betriebsprüfung steigende Bedeutung. Bei fehlerhafter Rechnungslegung geht der Vorsteuerabzug verloren, für die Finanzbehörde ein unmittelbare Zusatzeinnahmen von 20% (Regelsteuersatz). Eine Chance, die sich viele Betriebsprüfer nicht entgehen lassen werden."

Fülle von Lösungen

Um allen Unternehmen die Umstellung auf elektronische Rechnungslegung zu erleichtern, werden die A-CERT ADVANCED-Kosten bewußt niedrig gehalten.

Hans G. Zeger: "Bei Jahreskosten weniger als 50.- EUR ist der Umstieg auf die elektronische Rechnungslegung wirklich einfach. Neben Standardprogrammen, wie Adobe Acrobat Professional, das zum Signieren einzelner Rechnungen geeignet sind, bieten eine Reihe von Unternehmen Signierprogramme, Signierdienste oder Programmiertools zur individuellen Entwicklung an."

Unter http://www.a-cert.at/php/cms_monitor.php?q=PUB-TEXT-A-CERT&s=... werden einige Produkte zur Signatur von PDF-Rechnungen gelistet.

Erfolgsstory A-CERT ADVANCED

Schon im ersten Jahr von A-CERT ADVANCED, der fortgeschrittenen Signatur, setzen viele Unternehmen auf eBilling-Zertifikate von A-CERT. Neben führenden Internet-Service-Anbietern (nic.at, UPC, Kabelsignal, ...) sind es insbesondere Gemeinden, Energieversorger und Transportunternehmen die ihre elektronischen Rechnungen mit einem A-CERT Zertifikat ausstatten. A-CERT ist damit Marktführer im Bereich eBilling.

Vorschau eBilling LIFECYCLE am 1. Februar 2006

Alle Fragen rund um die die elektronische Rechnung werden in der Veranstaltung eBilling LIFECYCLE am 1. Februar 2006 behandelt.

An diesem Tag soll der gesamte Lebenszyklus der elektronischen Rechnung, Rechnungslegung > Empfang > Prüfung > Weiterverarbeitung > Archivierung > Betriebsprüfung > "Entsorgung" abgehandelt werden. Sie können sich schon jetzt als Interessent unverbindlich registrieren und erhalten zeitgerecht eine ausführliche Information (http://www.a-cert.at/ebilling.html).

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